6 câu hỏi giúp Doanh nghiệp xây dựng hệ thống tổng đài sử dụng đầu số VoIP

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống tổng đài theo nhu cầu sử dụng, nhưng còn loay hoay và chưa có sự tìm hiểu kỹ về hệ thống tổng đài.

Hãy cùng FPT tìm hiểu và xây dựng hệ thống cho Doanh nghiệp thông qua các gợi ý dưới đây của chúng tôi.

fpt telecom

1. Nhu cầu cuộc gọi của công ty là gì?

Đây là bước rất quan trọng, bởi nó sẽ quyết định việc công ty đăng ký loại đầu số gì? Bởi có đầu số chỉ có thể nhận cuộc gọi, như đầu số 1900/1800.

FPT xin liệt kê một số nhu cầu thực tế của Doanh nghiệp phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ như sau:

  • Nhu cầu sử dụng thiết yếu, chỉ để nghe gọi ít, chủ yếu đăng ký cho có số cố đinh cho công ty, hoặc có nhu cầu gọi ra, song có nhiều nhà xưởng muốn gọi nôi bộ miễn phí >> Trường hợp này chỉ cần đăng ký số cố định để goi ra, vào hoặc nội bộ.
  • Nhu cầu sử dụng tổng đài để gọi điện telesale, số cuộc gọi ra nhiều hơn gọi vào và phục vụ gọi nội bộ >> Trường hợp này đăng ký số cố định + Tổng đài cứng hoặc tổng đài ảo.
  • Công ty có nhu cầu gọi ra vào nhiều, có nhu cầu thêm số hotline riêng biệt chăm sóc khách hàng, hoặc làm đường dây nóng. >> Trường hợp này sử dụng song song số cố định số hotline 1900 / 1800 + Tổng đài cứng hoặc tổng đài ảo.
  • Nếu công ty chỉ có nhu cầu chăm sóc khách hàng, muốn có số hotline chăm sóc khách hàng riêng biệt thì đăng ký số 1900/1800

Ngoài ra quý khách cần xác định số cuộc gọi đồng thời gọi ra, gọi vào cùng lúc của công ty, ví dụ 20 cuộc gọi đồng thời gọi đi hoặc tới, hoặc vừa goi ra gọi vào.

tong dai ip pbx

2. Đăng ký thuê tổng đài Cloud hay mua tổng đài IP ?

Tổng đài Cloud là gì? Tổng đài IP là gì?

Bản thân tổng đài Cloud hay tổng đài ảo cũng là tổng đài IP do các Doanh nghiệp viễn thông xây dựng, chia nhánh và cho thuê lại.

Thông thường Doanh nghiệp sẽ thuê theo số user, nhánh hoặc line cụ thể, một vài doanh nghiệp chia theo combo chứ không chia lẻ.

Khi thuê tổng đài cloud sẽ tiết kiệm hơn so với đầu tư thiết bị. Trường hợp này đúng khi doanh nghiệp sử dụng dưới 20 máy nhánh, nếu nhiều hơn thì việc đầu tư tổng đài từ đầu sẽ lại tiết kiệm hơn.

Tổng đài IP là thiết bị tổng đài giúp chia đầu số VoIP ra thành nhiều máy nhánh, tùy thuộc vào cấu hình của tổng đài cứng mà số nhánh, số cuộc gọi đồng thời cũng khác nhau..

Ví dụ tổng đài Sagoma là dòng tổng đài phân khúc cao cấp, thương hiệu Canada, Model PBX ACT 40 hỗ trợ 40 máy nhánh, cho 40 người dùng, và có tới 30 cuộc gọi đồng thời. Đây là con số rất đáng nể.

Việc đầu tư tổng đài cứng sẽ kinh tế hơn rất nhiều khi sử dụng về lâu dài và sử dụng nhiều máy nhánh. Cũng như việc quản trị được thuận lợi hơn.

Kết luận:

Nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 20 user và không có nhân viên IT thì nên thuê tổng đài Cloud.

Nếu nhiều hơn 20 user thì nên mua tổng đài, bởi sẽ tiết kiệm về kinh tế hơn, cũng như đảm bảo được chất lượng cuộc gọi.

Trên đây chỉ dựa theo số user để gợi ý, bởi còn rất nhiều nhu cầu khác như quản trị tổng đài, có nhân viên IT hay không… mà doanh nghiệp sẽ có quyết định khác nhau.

fpt telecom

3. Có sử dụng API cho Phần mềm chăm sóc khách hàng CRM riêng biệt hay không?

Đây cũng là mục quan trọng, bởi nếu trong tương lai hoặc hiện tại quý khách đã có phần mềm CRM nhưng chưa kết nối, thì khi thuê tổng đài Cloud quý khách cần hỏi rõ việc hỗ trợ API kết nối với CRM có được hỗ trợ hay không?

Đối với việc mua thiết bị tổng đài IP cũng tương tự.

tong dai 1900 fpt telecom

4. Trong tương lai gần, số lượng nhân viên có tăng theo quý hay năm không?

Việc dựa vào chiến lược kinh doanh cũng có thể giúp việc đầu tư ban đầu không trở nên lạc hậu sau 1-2 năm sử dụng thậm chí là 1-2 quý.

Ví dụ:

Hiện tại công ty có 20 nhân viên gọi điện, công ty quyết định mua tổng đài có 20 hoặc 25 user hoặc thuê theo số line tương ứng. Việc này giúp công ty tiết kiệm chi phí ban đầu.

Song nếu sau khoảng 2-3 quý tới công ty có nhu cầu mở rộng hệ thống, có 100 nhân viên gọi điện, thì việc tiết kiệm kia không còn có ý nghĩa nữa. Bởi khấu hao thiết bị cũ chưa hết mà đã phải đầu tư thiết bị mới.

Hướng dẫn cài 3CX trên máy tính - Chia sẻ kinh nghiệm

5. Sử dụng điện thoại bàn IP Phone hay sử dụng Softphone cài trên máy tính?

Điện thoại bàn IP Phone và Softphone sử dụng trên máy tính về cơ chế hoạt động là giống nhau, bởi vẫn sử dụng trên nền tảng VoIP.

Song về độ ổn định và chất lượng cuộc gọi sẽ có đôi chút khác nhau, điện thoại bàn tỏ ra ổn định hơn, và chất lượng cuộc gọi cũng tốt và đảm bảo hơn.

Về chi phí, tưởng chừng cài Softphone sẽ tiét hơn nhiều nhưng không phải, bởi khi cài như vậy vẫn cần đến tai nghe chuyên dụng để đảm bảo nhất về chất lượng cuộc gọi.

Do vậy việc lựa chọn chỉ xét trên khía cạnh lựa chọn nào phù hợp, thuận tiện hơn cho công ty mà thôi.

thue kenh rieng leased line fpt

6. Đường truyền cho dịch vụ là gì? Cáp quang FTTH hay Kênh riêng Leasedline?

Đối với dịch vụ thoại trên nền tảng VoIP thì cứ mỗi line gọi chiếm khoảng 96kb băng thông, như vậy trên lý thuyết gói cước Internet 20MB có thể đáp ứng được rất nhiều cuộc gọi

Song không hoàn toàn đúng, bởi còn các thiết bị khác sử dụng. Và nếu sử dụng tổng đài cloud dưới 20 line máy thì sẽ vẫn đảm bảo được chất lượng.

Nếu nhiều hơn 20 line và sử dụng tổng đài cứng thì doanh nghiệp nên gói Internet dành cho Doanh nghiệp có IP tĩnh hoặc thuê kênh riêng dành cho thoại.

Vậy Internet FTTH hay Kênh riêng?

Xét về giá, thì thuê kênh riêng đắt gần gấp đôi so với FTTH, do vậy tùy thuộc vào chi phí mà doanh nghiệp lựa chọn phù hợp

Về độ ổn định, độ ổn định thì kênh và FTTH cũng không chênh nhau là bao nhiêu, vẫn phụ thuộc vào nhà cung cấp là chính.

Về tính bảo mật, do sử dụng kênh riêng nên sẽ đảm bảo được đường data và thoại riêng, do vậy tình bảo mật sẽ tốt hơn 1 lớp so với FTTH.

Dựa theo những gì gợi ý, quý khách có thể xác định ngay được nhu cầu của công ty mình là gì, từ đó việc xây dựng tổng đài trở nên đơn giản hơn và sẽ không bị rối.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách vui lòng gọi cho chúng tôi theo hotline 0812929898, hoặc gửi về mail cskh@fptglobal.com.vn chúng tôi hỗ trợ hoàn toàn miễn phí và nhiệt tình. 

Xin trân trọng cảm ơn!

You may also like...